先讲一个古代笑话。某个县官写字很潦草。一次准备宴请客人，就写了条子派衙役去买猪舌，“舌”字写得很长，衙役误以为是买猪千口，走遍乡里寻找买猪，但只买到500口。他便到县官那里哀求，请求县官把要求减半。县官大笑说：“我让你买猪舌，怎么看成买猪千口啊？” 吏役回答县官：“老爷以后若要去买鹅的话，写字千万要紧凑些，不要写作买‘我鸟’！”

在当今工作场景中，“买猪千口”故事每时每刻都在上演。物料需求部门经常提报一些不明确的需求，物料名称规格描述十分模糊，最后物资采购部门不得不耗费大量的时间和精力与需求部门确认准确的物料信息。采购方发给供应商的询价文件中物料名称规格描述有时候也很模糊，或者省略了一些默认的规格要求。供应商不得不与采购方、需求部门工程师反复澄清确认。

通常来说，物料描述一定是规范、详细、的，没有歧义。判定的一个简单原则是，任何人拿着这个需求去采购回来的物品一定是能满足需要的，不会买错，也不会出现一项物料多种选项的情形。这样才能避免耗费时间反复沟通确认，提高工作效率。

现代企业管理在引入ERP系统之后，物料管理演变为以物料代码为基础的数据管理，你可以叫学名、笔名、曾用名、昵称、绰号……但在软件系统里都是以物料代码进行标识。物料代码在ERP系统中应该对应明确的物料名称和规格。

企业日常采购的物资除了少数小型设备工具外，大多数为MRO(Maintenance, Repair, Operation维护、维修、运营)，易耗品和设备零配件居多。物料描述理当能正确表述才对，但现实情况却是不如人意，同一物料描述因人而异，各成一派，不能正确清晰地描述需要物料的情况时常出现。

其实，工业产品有国标和行业标准可供参照，同时也可以在通用材料编码系统上查询。主流MRO商城，如固安捷、西域、震坤行以及中石化下属的易派客等，基本上涵盖了整个行业内需要的常用物品，商品页面也会显示非常完整的物料信息。

设备零配件则往往按照设备备件清单或维修手册进行挑选提报，避免因为兼容性问题造成其他麻烦。设备名称、生产厂商、厂商的零件编码、订购码等都可以很便捷地翻阅查找到。

涉及到设备选型和技术参数确认的，一般建议需求部门先与设备或技术部门进行商议，确认选型以后再进行需求提报，避免向物资部门直接提技术要求，否则还是回到原点来召集多部门商讨选型的问题。

办法是物料需求部门按照物料代码提报物料需求。物料需求部门明确了了需求物料的名称和规格后，在通用材料编码系统中查询到对应的物料代码，每一条物料需求都以明确的物料代码标识，就如同寻人时候除了标识出姓名性别年龄以外，还附加上所寻人的号码。这是一个逻辑严密的系统，用户只有把物料名称和物料特征都弄清楚之后，查询到正确的物料代码，采购供货系统才能依靠物料编码高效地运行。

物资采购部门不但可以按照物料代码在系统中查询到正确的物料名称和规格，而且还可以查询到此种物料的历史采购记录。这样一来，采购部门就不需要与需求部门反复确认物料需求了，供应商也可以按照物料代码快速精准地组织报价和供货。物料代码成为提高采购质量和效率的助手。